ПТО — производственно-технический отдел строительно-монтажных организаций ОПП

Строительство любого здания или сооружения — сложный трудоемкий процесс. На каждом шаге должны четко соблюдаться отраслевые нормы и правила. Для этого предварительно разрабатываются проект и ряд другой документации, на основе которой в дальнейшем осуществляются строительно-монтажные процессы.

Чтобы вся документация была качественной, а процесс строительства шел в соответствии с планом, в любой строительно-монтажной компании есть ПТО — производственно-технический отдел, основная функция которого заключается в работе с различной документацией, связанной с подготовкой производственного процесса, его техническим обеспечением и оперативным управлением. Именно здесь готовятся документы на начало работ, их окончание и сдачу объекта в эксплуатацию.

Есть еще одно название — ОПП, или отдел подготовки производства. Данное подразделение полностью самостоятельно, имеет своего руководителя и заместителя. Подробнее о функциях ПТО, его задачах, особенностях деятельности, сотрудниках и других нюансах читайте в нашей статье.

Чем занят ПТО в строительно-монтажной компании: главные обязанности и задачи по этапам

Производственно-технический отдел занимается документальным сопровождением реализации инвестиционно-строительного проекта на всех этапах (от начала до ввода в эксплуатацию) и организацией каждого типа работ. Это основное назначение отдела, а более точный и полный перечень задач формируется в зависимости от того, какие подразделения еще есть в компании.

Проект производства работ, как и производственные планы и графики на продление строительства может составить ПТО, если эти задачи не были заказаны у генерального проектировщика или подрядчика. Дополнительно производственно-технический отдел может разрабатывать типовые и новые технологические карты, планы производства работ на высоте, демонтажа, организации строительства и пр.

Перечень основных задач ПТО

В целом в качестве основных задач, которые стоят перед производственно-техническим отделом, можно назвать следующее:

• составление обязательных документов на всех этапах строительных работ (разрешительно-допускной и исполнительной);
• составление и корректировка графика строительства;
• контроль соблюдения строительных норм и правил;
• отслеживание целесообразности использования материалов и энергоресурсов;
• согласование работы на разных производственных участках, внутри подразделения и в компании в целом;
• эффективное использование инвестиций для экономии финансовых ресурсов;
• закрытие выполненных работ по установленным формам, используемым для дальнейшей оплаты;
• обеспечение своевременности сдачи объектов в эксплуатацию;
• участие в плановой ежегодной и внеплановой инвентаризации, подготовка информации по переписке с заказчиками, субподрядчиками и государственными органами;
• оперативное перенаправление финансовых потоков (осуществляется за счет налаживания и тесного сотрудничества с бухгалтерским отделом);
• подготовка документации для получения лицензии на ведение той деятельности, которой занята строительная компания;
• калькуляция стоимости продукции с учетом всех затрат (для строительных компаний, в которых налажен выпуск собственной продукции).

Подготовка к началу строительства

Речь идет о преддоговорном периоде, когда до заключения контракта рассматривается проектно-сметная документация. На этапе подготовки к строительству производственно-технический отдел выполняет следующие задачи:

• собирает и исследует исходные данные;
• изучает и формирует документацию для проведения тендера (коммерческое предложение, смета);
• ведет деловую переписку с участниками проекта, подготавливает переговоры, производит урегулирование разногласий и заключает договор;
• анализирует сметы и переданную рабочую документацию со штампов с целью проверки на наличие неточностей и неучтенных работ.

Последняя задача особенно важна, поскольку уже после старта строительства гораздо сложнее согласовать те или иные изменения, нежели на начальном этапе. Если говорить о более конкретных действиях, то на этапе подготовки ПТО выполняет следующее:

• формирует ведомости на поставку выбранных строительных материалов;
• составляет графики мобилизации персонала и технических ресурсов;
• разрабатывает календарные графики работ (основные и суточно-месячные);
• оформляет ППР, если тот не был заказан у генерального проектировщика.

Этап выполнения строительно-монтажных работ

Приоритет производственно-технического отдела — подготовка обязательной исполнительной документации, которую собирают и формируют с первого этапа строительства. Если работами занято большое число субподрядчиков, то в задачи ПТО генерального подрядчика входит и координация деятельности всех субподрядчиков. Фактически производственно-технический отдел начинает руководить и жестко контролировать каждый производственный процесс на стройплощадке.

Исполнительная документации очень важна, поскольку при ее некачественной или несвоевременной подготовке можно получить отказ в выдаче разрешения на строительство. Из-за этого будут перенесены сроки расчетов с подрядчиками. Также есть юридические риски, ведь отсутствие исполнительной документации означает невозможность подтвердить факт выполнения конкретного объекта работ и их качества.

Еще при отсутствии ИД всегда сохраняется риск того, что эксплуатация объекта окажется небезопасной. Это становится и причиной снижения ликвидности объекта, поскольку здание, не имеющее полный комплект документации при прочих равных всегда менее ликвидный актив, что означает сниженную рыночную стоимость.

Состав ИД

Под исполнительной документацией понимают текстовые и графические материалы, которые отражают фактическое выполнение тех или иных работ. Разновидности ИД:

• акт освидетельствования скрытых работ, строительных конструкций и обследования инженерно-технических сетей;
• акт освидетельствования геодезической разбивочной основы;
• рабочие чертежи с отметками ответственных лиц о выполненных работах;
• общий и специальные журналы работ;
• акт разбивки осей объекта на местности;
• геодезические схемы, профили сетей инженерно-технического обеспечения и другие дополнительные материалы.

ПТО ежемесячно осуществляет сводку уже завершенного объема работ и заносит данные в сводный реестр, контролирует своевременное оформление ИД и ведение журналов выполненных работ. Параллельно с разработкой данной документации ПТО контролирует каждый этап строительства и отслеживает, как расходуются материальные ресурсы со списанием по форме М-29.

По завершении каждого периода строительства, ПТО должен сформировать и подписать у технадзора и заказчика унифицированные формы. К ним относятся КС-2 (акт о приемке выполненных работ) и КС-3 (справку о стоимости работ), на основе которых происходит начисление соответствующих выплат. Так же дополнительно оформляется журнал КС-6а с нарастающим итогом.

Если при составлении КС-2 и КС-3 будут выявлены расхождения со сметой, то ПТО разрабатывает план корректирующих мероприятий. При содействии инженера ПТО также оформляется дефектная ведомость на работы — на случай, когда осуществляется не масштабное строительство, а незначительный ремонт, перепланировка, реконструкция.

Другой обязанностью производственно-технического отдела выступает согласование отклонений от проектной и рабочей документации. ПТО ведется аналитическая работа, данные которой используются в учетных документах и внутренних ведомостях, служащих основой при расчете с субподрядчиками и начислении заработной платы персонала.

Современные методы работы с ИД

При работе с исполнительной документацией сегодня нередко применяются цифровые решения, позволяющие получать выгоду каждому участнику строительного проекта:

• Инвесторам гарантируется полная сохранность документов. Размещенные в облачном сервисе они всегда доступны для открытия и редактирования, причем работать с документацией могут сразу несколько подрядчиков, что позволяет каждому из них не терять целостность общей картины выполнения работ. Это значительно упрощает создание исполнительной документации.
• Генеральные подрядчики минимизируют риск порчи и пропажи данных. С помощью цифрового сервиса можно контролировать подготовку исполнительной документации и ее сдачи заказчику, а также привлекать к оперативной проверке регулирующие органы.
• Подрядчики могут структурировать процесс ведения исполнительной документации. У каждого участника строительного процесса есть доступ к ИД, а автоматизированное создание отдельных документов с системой рекомендаций и упрощенной формой подачи информации помогает избежать любых ошибок при регистрации фактических данных.

Окончание строительства и ввод объекта в эксплуатацию

На последнем этапе реализации проекта ОПП устраняет замечания и в полном объеме сдает заказчику исполнительную документацию. Следующим шагом создается рабочая комиссия, которая будет заниматься сдачей объекта в эксплуатацию и подписывать акт с заключением о его готовности. На основе акта составляются два документа:

• КС-14 — акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссии;
• КС-11 — акт приемки законченного строительством объекта.

Кто входит в штат производственно-технического отдела

Для слаженной работы и оперативного решения задач производственно-технический отдел имеет четкую организационную структуру. Во главе стоит начальник ПТО, обычно находящийся в подчинении у главного инженера и генерального директора. Если говорить о сотрудниках, то каждый из них условно может быть отнесен к одной из трех групп:

• По подготовке документов на стадии тендера. На плечи специалистов этой категории ложатся все работы по подготовке к строительству, которые идут до заключения договора.
• По ценообразованию (сметно-договорная группа). Основная задача специалистов этого подразделения — составлять и анализировать сметы, производить их расшифровку и предоставлять ее руководителям компании, оформлять договора и проверять их перед подписанием, оформлять финансовую документацию.
• Производственно-технической. Задачами этой группы являются разработка проекта производства работ (ППР), разрешительно-допускной и исполнительной документации, ведение и контроль документооборота на всем протяжении строительства.

Начальник ПТО

Начальник ПТО — специалист руководящего звена, назначаемый и снимаемый с должности руководителем компании. Данный сотрудник должен иметь высшее техническое образование и опыт работы инженером, техником и руководителем. На начальника ПТО возлагаются следующие задачи:

• контроль деятельности производственно-технического отдела;
• координация производственной деятельности для ввода объекта в эксплуатацию согласно установленному графику;
• организация оперативных проверок того, как выполняются строительные работы, наличия всей необходимой документации, оборудования, сырья, спецтехники, транспорта, а также соблюдения установленных норм и выполнения всех должностных обязанностей на местах;
• отслеживание факта выполнения взаимных обязательств между отдельными подразделениями компании;
• продумывание и проведение мероприятий по определению и выявлению технологических нововведений и достижений, благоприятно влияющих на трудовую деятельность;
• осуществление методических указаний по работе ПТО и общее руководство сотрудниками данного отдела.

Инженер ПТО

Наиболее сложные задачи и работы по ведению документооборота возлагаются на инженера ПТО. Специалист занимается расчетами, участвует в переговорах, контролирует производственный процесс и исполнение монтажных работ. Претендующий на эту вакансию соискатель должен обладать знаниями в сфере ценообразования, понимать основы ведения проектно-изыскательных работ, свободно ориентироваться в Постановлении Правительства N 87, СНиП, СП, ГОСТ, правилах пожарной и электрической безопасности, знать и понимать технологию строительства.

Сметчик

Еще одна важная должность в ПТО — это сметчик, который должен отлично знать технологию строительных работ и расценки на них и стройматериалы. Также специалист обязан понимать бухгалтерский учет и экономический анализ. Эти знания необходимы для составления сметы, что достаточно сложно при минимальных исходных данных в виде чертежей, описаний оборудования и конструктивных элементов строительства.

Услуги по аутсорсингу ПТО

Некоторые компании вместо организации собственного производственно-технического отдела передают его функции на аутсорсинг, т. е. сторонней профильной компании, имеющей лицензию на осуществление деятельности ПТО. За счет этого отпадает часть затрат и рисков, включая расходы на содержание штата, поиск и привлечение специалистов, незапланированное выбытие из рабочего процесса. Это особенно привлекательно для малого и среднего бизнеса, который, кроме экономии на фонде оплаты труда, страховых взносов и больничных, получает еще несколько преимуществ:

• отсутствие необходимости в поиске и обучении квалифицированных кадров (готовых специалистов на рынке найти сложно, поэтому на это нужно потратить время);
• получение значительно более высокого качества услуг, поскольку аутсорсинговые компании специализируются на минимальном количестве направлений и уделяют время только выполнению функций ПТО;
• отсутствие проблем с недобросовестными специалистами, поскольку при аутсорсинге услуги оказывает компания с уже укомплектованным штатом, где только проверенные сотрудники;
• возможность выбирать из нескольких форм сотрудничества — дистанционный формат, присутствие на предприятии, комбинация двух вариантов (поскольку большинство функций ПТО связаны с подготовкой документации, часто не имеет смысла держать специалистов в офисе предприятия и платить за аренду дополнительной площади);
• в рамках аутсорсинга можно самостоятельно выбрать компанию-исполнителя и даже определить количество специалистов или привлечь их на определенный промежуток времени.

Для организаций, регулярно сталкивающихся с дефицитом опытных сотрудников, заключение договора с аутсорсинговой компанией тоже может быть хорошим выходом. Ее специалисты напрямую заинтересованы в качестве результата, соблюдении сроков и успешной реализации проектов, ведь от этого зависит их вознаграждение.

Аутсорсинг позволяет гибко реагировать на возникающую необходимость в специалистах. Например, на этапе проектирования можно нанять сотрудников, которые оформляют расчеты и технические задания, а через несколько месяцев привлечь других специалистов, выполняющих задачи по получению разрешения на ввод в эксплуатацию. Эти и остальные моменты обязательно согласовываются при подписании договора на аутсорсинг ПТО. Во многих случаях это гарантирует более высокое качество проектных и других работ, что положительно сказывается и на имидже, и на общей деятельности строительно-монтажной компании.