ПТО в строительстве: что это, функции и задачи отдела

ПТО — расшифровка: производственно-технический отдел. В строительной организации это подразделение, которое сопровождает объект от подготовки к работам до сдачи: проверяет рабочую и сметную документацию, планирует сроки и ресурсы, ведёт исполнительную документацию, подтверждает объёмы и координирует участников.

Функции распределяют между начальником, инженерами ПТО, сметчиками и другими специалистами в зависимости от структуры компании. Если собственного отдела нет или ему не хватает ресурсов, часть задач можно передать в рамках услуг инженера ПТО, включая ведение и сдачу исполнительной документации.

В некоторых компаниях близкое подразделение называют ОПП — отделом подготовки производства. Это не всегда полный синоним ПТО: фактические полномочия, подчинённость и ответственность закрепляют в структуре организации, должностных инструкциях и договорной схеме проекта.

Что делает ПТО в строительстве: функции по этапам

Производственно-технический отдел занимается документальным сопровождением реализации инвестиционно-строительного проекта на всех этапах (от начала до ввода в эксплуатацию) и организацией каждого типа работ. Это основное назначение отдела, а более точный и полный перечень задач формируется в зависимости от того, какие подразделения еще есть в компании.

Проект производства работ, как и производственные планы и графики на продление строительства может составить ПТО, если эти задачи не были заказаны у генерального проектировщика или подрядчика. Дополнительно производственно-технический отдел может разрабатывать типовые и новые технологические карты, планы производства работ на высоте, демонтажа, организации строительства и пр.

Эксперт статьи Опыт с 2005 года

Нурисламов Артур Данилович ГИП, Менеджер проектов

Специализируется на разработке ППР для общестроительных и высотных работ, организации безопасного монтажа, подготовке календарных…

Нефтекамский нефтяной колледж - "Разработка и эксплуатация нефтяных и газовых месторождений", 2005 год; Альметьевский государственный нефтяной институт - "Нефтегазовое дело", 2015 год Подробнее об эксперте

Перечень основных задач ПТО

В целом в качестве основных задач, которые стоят перед производственно-техническим отделом, можно назвать следующее:

• составление обязательных документов на всех этапах строительных работ (разрешительно-допускной и исполнительной);
• составление и корректировка графика строительства;
• контроль соблюдения строительных норм и правил;
• отслеживание целесообразности использования материалов и энергоресурсов;
• согласование работы на разных производственных участках, внутри подразделения и в компании в целом;
• эффективное использование инвестиций для экономии финансовых ресурсов;
• закрытие выполненных работ по установленным формам, используемым для дальнейшей оплаты;
• обеспечение своевременности сдачи объектов в эксплуатацию;
• участие в плановой ежегодной и внеплановой инвентаризации, подготовка информации по переписке с заказчиками, субподрядчиками и государственными органами;
• оперативное перенаправление финансовых потоков (осуществляется за счет налаживания и тесного сотрудничества с бухгалтерским отделом);
• подготовка документации для получения лицензии на ведение той деятельности, которой занята строительная компания;
• калькуляция стоимости продукции с учетом всех затрат (для строительных компаний, в которых налажен выпуск собственной продукции).

Подготовка к началу строительства

Речь идет о преддоговорном периоде, когда до заключения контракта рассматривается проектно-сметная документация. На этапе подготовки к строительству производственно-технический отдел выполняет следующие задачи:

• собирает и исследует исходные данные;
• изучает и формирует документацию для проведения тендера (коммерческое предложение, смета);
• ведет деловую переписку с участниками проекта, подготавливает переговоры, производит урегулирование разногласий и заключает договор;
• анализирует сметы и переданную рабочую документацию со штампов с целью проверки на наличие неточностей и неучтенных работ.

Последняя задача особенно важна, поскольку уже после старта строительства гораздо сложнее согласовать те или иные изменения, нежели на начальном этапе. Если говорить о более конкретных действиях, то на этапе подготовки ПТО выполняет следующее:

• формирует ведомости на поставку выбранных строительных материалов;
• составляет графики мобилизации персонала и технических ресурсов;
• разрабатывает календарные графики работ (основные и суточно-месячные);
• оформляет ППР, если тот не был заказан у генерального проектировщика.

Этап выполнения строительно-монтажных работ

Приоритет производственно-технического отдела — подготовка обязательной исполнительной документации, которую собирают и формируют с первого этапа строительства. Если работами занято большое число субподрядчиков, то в задачи ПТО генерального подрядчика входит и координация деятельности всех субподрядчиков. ПТО координирует документооборот и контрольные точки, собирает сведения от участков и субподрядчиков и помогает ответственным лицам своевременно принимать решения.

Исполнительную документацию формируют с начала работ, а не перед самой сдачей объекта. Неполный комплект, расхождения с фактическими объёмами или несвоевременные подписи осложняют приёмку, расчёты с подрядчиками и подготовку к вводу в эксплуатацию.

Качественно оформленная ИД подтверждает фактическое выполнение и качество работ, фиксирует ответственных лиц и сохраняет сведения, необходимые для дальнейшей эксплуатации объекта.

Состав ИД

Под исполнительной документацией понимают текстовые и графические материалы, которые отражают фактическое выполнение тех или иных работ. Разновидности ИД:

• акт освидетельствования скрытых работ, строительных конструкций и обследования инженерно-технических сетей;
• акт освидетельствования геодезической разбивочной основы;
• рабочие чертежи с отметками ответственных лиц о выполненных работах;
• общий и специальные журналы работ;
• акт разбивки осей объекта на местности;
• геодезические схемы, профили сетей инженерно-технического обеспечения и другие дополнительные материалы.

ПТО ежемесячно осуществляет сводку уже завершенного объема работ и заносит данные в сводный реестр, контролирует своевременное оформление ИД и ведение журналов выполненных работ. Параллельно с разработкой данной документации ПТО контролирует каждый этап строительства и отслеживает, как расходуются материальные ресурсы со списанием по форме М-29.

По завершении каждого периода строительства, ПТО должен сформировать и подписать у технадзора и заказчика унифицированные формы. К ним относятся КС-2 (акт о приемке выполненных работ) и КС-3 (справку о стоимости работ), на основе которых происходит начисление соответствующих выплат. Так же дополнительно оформляется журнал КС-6а с нарастающим итогом.

Если при составлении КС-2 и КС-3 будут выявлены расхождения со сметой, то ПТО разрабатывает план корректирующих мероприятий. При содействии инженера ПТО также оформляется дефектная ведомость на работы — на случай, когда осуществляется не масштабное строительство, а незначительный ремонт, перепланировка, реконструкция.

Другой обязанностью производственно-технического отдела выступает согласование отклонений от проектной и рабочей документации. ПТО ведется аналитическая работа, данные которой используются в учетных документах и внутренних ведомостях, служащих основой при расчете с субподрядчиками и начислении заработной платы персонала.

Современные методы работы с ИД

При работе с исполнительной документацией сегодня нередко применяются цифровые решения, позволяющие получать выгоду каждому участнику строительного проекта:

• Инвесторам гарантируется полная сохранность документов. Размещенные в облачном сервисе они всегда доступны для открытия и редактирования, причем работать с документацией могут сразу несколько подрядчиков, что позволяет каждому из них не терять целостность общей картины выполнения работ. Это значительно упрощает создание исполнительной документации.
• Генеральные подрядчики минимизируют риск порчи и пропажи данных. С помощью цифрового сервиса можно контролировать подготовку исполнительной документации и ее сдачи заказчику, а также привлекать к оперативной проверке регулирующие органы.
• Подрядчики могут структурировать процесс ведения исполнительной документации. У каждого участника строительного процесса есть доступ к ИД, а автоматизированное создание отдельных документов с системой рекомендаций и упрощенной формой подачи информации помогает избежать любых ошибок при регистрации фактических данных.

Окончание строительства и ввод объекта в эксплуатацию

На последнем этапе реализации проекта ОПП устраняет замечания и в полном объеме сдает заказчику исполнительную документацию. Следующим шагом создается рабочая комиссия, которая будет заниматься сдачей объекта в эксплуатацию и подписывать акт с заключением о его готовности. На основе акта составляются два документа:

• КС-14 — акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссии;
• КС-11 — акт приемки законченного строительством объекта.

Кто входит в штат производственно-технического отдела

Для слаженной работы и оперативного решения задач производственно-технический отдел имеет четкую организационную структуру. Во главе стоит начальник ПТО, обычно находящийся в подчинении у главного инженера и генерального директора. Если говорить о сотрудниках, то каждый из них условно может быть отнесен к одной из трех групп:

• По подготовке документов на стадии тендера. На плечи специалистов этой категории ложатся все работы по подготовке к строительству, которые идут до заключения договора.
• По ценообразованию (сметно-договорная группа). Основная задача специалистов этого подразделения — составлять и анализировать сметы, производить их расшифровку и предоставлять ее руководителям компании, оформлять договора и проверять их перед подписанием, оформлять финансовую документацию.
• Производственно-технической. Задачами этой группы являются разработка проекта производства работ (ППР), разрешительно-допускной и исполнительной документации, ведение и контроль документооборота на всем протяжении строительства.

Начальник ПТО

Начальник ПТО — специалист руководящего звена, назначаемый и снимаемый с должности руководителем компании. Данный сотрудник должен иметь высшее техническое образование и опыт работы инженером, техником и руководителем. На начальника ПТО возлагаются следующие задачи:

• контроль деятельности производственно-технического отдела;
• координация производственной деятельности для ввода объекта в эксплуатацию согласно установленному графику;
• организация оперативных проверок того, как выполняются строительные работы, наличия всей необходимой документации, оборудования, сырья, спецтехники, транспорта, а также соблюдения установленных норм и выполнения всех должностных обязанностей на местах;
• отслеживание факта выполнения взаимных обязательств между отдельными подразделениями компании;
• продумывание и проведение мероприятий по определению и выявлению технологических нововведений и достижений, благоприятно влияющих на трудовую деятельность;
• осуществление методических указаний по работе ПТО и общее руководство сотрудниками данного отдела.

Инженер ПТО

Наиболее сложные задачи и работы по ведению документооборота возлагаются на инженера ПТО. Специалист занимается расчетами, участвует в переговорах, контролирует производственный процесс и исполнение монтажных работ. Претендующий на эту вакансию соискатель должен обладать знаниями в сфере ценообразования, понимать основы ведения проектно-изыскательных работ, свободно ориентироваться в Постановлении Правительства N 87, СНиП, СП, ГОСТ, правилах пожарной и электрической безопасности, знать и понимать технологию строительства.

Сметчик

Еще одна важная должность в ПТО — это сметчик, который должен отлично знать технологию строительных работ и расценки на них и стройматериалы. Также специалист обязан понимать бухгалтерский учет и экономический анализ. Эти знания необходимы для составления сметы, что достаточно сложно при минимальных исходных данных в виде чертежей, описаний оборудования и конструктивных элементов строительства.

Аутсорсинг функций ПТО

Строительная компания может передать внешней команде весь документооборот ПТО или отдельный участок: исполнительную документацию, графики, подсчёт объёмов, КС-2 и КС-3, переписку и сопровождение замечаний. Формат аутсорсинга инженера ПТО выбирают по стадии объекта и фактической загрузке.

Что важно закрепить до начала работы:

• точный перечень функций и границы ответственности;
• состав и состояние исходной документации;
• сроки подготовки реестров, актов, схем и отчётов;
• порядок обмена файлами, согласования и устранения замечаний;
• необходимость присутствия специалиста на площадке.

Аутсорсинг помогает быстро усилить ПТО на пиковом этапе и не заменяет назначенных приказами ответственных лиц, авторский надзор, строительный контроль или иные функции участников строительства. Объём услуг и результат следует прямо зафиксировать в договоре.